Datensicherung im Lead-Management: Kriterien für die Auswahl der passenden Cloud-Speicherlösung

Die digitale Transformation des Marketings und Vertriebs ist in den meisten Unternehmen bereits weit fortgeschritten. Somit profitieren auch immer mehr Marktteilnehmer von zeitgemäßen Lead-Management-Strategien. Damit der Lead-Prozess bruchlos bleibt, müssen die benötigten Daten jederzeit verfügbar und sicher verwahrt sein. Da sie die Vorteile von klassischen Hardware-Backups und redundanter Datenspeicherung in sich vereint, wird die Speicherung in der Cloud immer beliebter. Dementsprechend groß ist mittlerweile das Angebot an professionellen Cloud-Services. Damit Unternehmer und Entscheider im Cloud-Dschungel einen passenden Anbieter finden, sollten die Vorbedingungen und Auswahlkriterien etwas genauer unter die Lupe genommen werden.

Voraussetzungen für den Cloud-Einsatz im Vertrieb und Marketing

Unternehmen, die über eine durchdachte Digitalisierungsstrategie verfügen, binden die Abteilungen für Vertrieb und Marketing spätestens dann ein, wenn die grundlegende Infrastruktur steht. Das Hauptargument für dieses Vorgehen ist, dass digitale Ressourcen in diesen Bereichen besonders schnell und gewinnbringend eingesetzt werden können. An dem digitalen Lead-Management führt in zeitgemäßen Unternehmensprozessen deshalb kein Weg vorbei. Damit Vertrieb und Marketing das Potenzial eines Leads ausschöpfen können, müssen die gesammelten und erhobenen Daten jedoch jederzeit verfügbar sein. Zudem ist die Datensicherheit ein Thema, welches seit dem Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung im Jahr 2016 noch mehr im Mittelpunkt steht. Wo früher mit redundanter Sicherung auf verschiedenen Datenträgern und Hardware-Backups gearbeitet wurde, setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud-Lösungen. Da das Unternehmen dabei allerdings auf den Zugang zur Cloud über eine schnelle Internetverbindung angewiesen ist, müssen die technischen Voraussetzungen stimmten. Die Netzabdeckung an den Standorten und auch die Up- bzw. Download-Geschwindigkeit sollten passen. In urbanen Regionen ist die Frage nach der Breitbandverfügbarkeit weniger relevant als auf dem Land. Ebenfalls sollte im Vorfeld geklärt werden, ob die Cloud auch aktiv ins Geschäftsmodell eingebunden wird oder nur als Ersatz für vorherige Backup-Prozesse dient. Anhand dieser Unterscheidung kann nämlich der benötigte Service-Umfang festgelegt werden. Bei der aktiven Einbindung ist eine intuitive Bedienung besonders wichtig.

Allgemeine Vorteile von Cloud-Speicherlösungen

Da die Cloud-Speicherung eine virtuelle Datensicherung über externe Server darstellt, kann vor Ort meistens auf teure Hard- und Software verzichtet werden. Im Gegenzug ist das Unternehmen, welches auf die Cloud-Speicherung setzt, aber auch komplett vom jeweiligen Anbieter und seinem Produkt abhängig. Bei der Wahl des besten Partners für dieses Vorhaben rücken die Vorteile jedoch klar in den Vordergrund. Der erste ist die bereits genannte Kosten- und Speicherplatzersparnis. Zusätzlich muss sich kein Mitarbeiter um die Pflege der Hard- und Software für die Lead-Datensicherung kümmern. Gleiches gilt für den Aspekt der Cybersicherheit. Selbst bei dem totalen Verlust der Hardware sind die in der Cloud gespeicherten Daten noch vorhanden. Vorausgesetzt wird an dieser Stelle natürlich eine angemessen sichere Verifizierungsmethode für den Zugriff auf die Cloud und eine Verschlüsselung beim Datentransfer. Die Möglichkeit des ortsunabhängigen Speicherns lässt sich außerdem überaus gut in ein Remote-Arbeitsmodell integrieren.

Datenschutzkonformität als wichtiges Kriterium

Wie bereits erwähnt, sind mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umfassende und strenge Anforderungen des Datenschutzrechts in Kraft getreten. Bei der Auswahl des Cloud-Anbieters sollte deshalb zuallererst die Datenschutzkonformität geprüft werden, da die Vorgaben im globalen Vergleich als besonders streng gelten. Bei einem in Deutschland beheimateten Rechenzentrum sind die Anforderungen der DSGVO eigentlich grundsätzlich erfüllt. Anders sieht es jedoch mit Anbietern aus dem Ausland aus, speziell aus dem außereuropäischen. Auf Anfrage müssen Anbieter die Datenschutzkonformität jedoch belegen können, sofern sie eine Geschäftsbeziehung mit einem EU-Unternehmen aufnehmen möchten. Im Zweifelsfall sollte ein solcher Nachweis immer eingefordert werden.

Sicherheitsvorkehrungen des Anbieters beachten

Bestimmte Sicherheitsmaßnahmen werden ebenfalls durch die DSGVO vorausgesetzt. Somit können Nutzer bei der nachweislichen Konformität von einem gewissen Sicherheitsniveau ausgehen. Trotzdem kann es nicht schaden, wenn die konkreten Maßnahmen über das geforderte Mindestmaß hinausgehen. Im Idealfall liegen die Daten nicht nur verschlüsselt auf dem externen Server, sondern werden bereits vor der Übertragung vom lokalen Rechner verschlüsselt. Eine solche lückenlose Verschlüsselung bietet keine Angriffspunkte für Hacker, die gespeicherte Datensätze auslesen wollen. Professionelle Cloud-Anbieter erlauben oft auch die Nutzung eigener Verschlüsselungen, damit das Sicherheitskonzept des Unternehmens anbieterunabhängig und bruchlos umgesetzt werden kann. Speicherdienste, die sich primär an Privatanwender richten, ermöglichen meistens das schnelle und unkomplizierte Teilen von Cloud-Dateien über Verlinkungen oder per Mail-Code. Im B2B-Bereich verzichten so gut wie alle Anbieter auf solche Funktionen, da sie ein leichtes Einfalltor für Cyberkriminelle sein können. Zudem besteht das Problem, dass bei solchen Sharing-Features kein individueller Schlüssel verwendet wird.