Projektmanagement in der Webentwicklung

Bei der Webentwicklung von Website, Online-Shop, Blog, Webportal oder App sollte ein strukturiertes Projektmanagement nicht fehlen. Dabei ist es egal, ob Sie die Umsetzung in Eigenregie oder mit Hilfe einer Internetagentur vornehmen.

Ein Fachartikel von Markus Mattscheck

Welche Bedeutung hat Projektmanagement in der Webentwicklung?

Bei größeren Webprojekten ist ein Projektmanagement unerlässlich. Denn oft arbeiten mehrere Personen oder Dienstleister an einem Projekt. Für einen reibungslosen Ablauf bei der Webentwicklung sorgt das strukturierte Projektmanagement. Es sorgt dafür, dass ein Projekt termingerecht fertig wird, da alle Teilschritte im Vorfeld geplant werden und die nötigen Informationen und Personalressourcen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Viele Webagenturen arbeiten mit modernen Projektmanagement-Methoden und -Tools. Einerseits hilft es ihnen, die eigenen Arbeitsabläufe zu organisieren und andererseits können sie den Kunden zu jeder Zeit optimal über den Stand des Webprojektes informieren.

Das Projektteam für Webentwicklungen

Oft besteht das Projektteam aus dem Projektleiter, Projektmanager und Entwicklern, Webdesignern, etc.

• Projektleiter auf Kundenseite: Er leitet die Entwicklung des Webprojektes im Unternehmen.
• Projektmanager auf Agenturseite: Er ist für den Projektleiter der Ansprechpartner in der Webagentur und koordiniert die Aufgaben in der Agentur. Der Projektmanager arbeitet dabei eng mit den Entwicklern zusammen. Zusammen erarbeiten sie aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft.
• Entwickler: Sie setzen die Anforderungen aus dem Pflichtenheft technisch um.
• Webdesigner: Sie erstellen das Basislayout und die nötigen Grafiken
• Webmaster: In Webagenturen bauen Webmaster die Systeme auf, auf dem die Webanwendung laufen soll.
• Ein Projektteam kann neben den genannten Personen natürlich noch weitere Spezialisten enthalten. Das Projektteam wird auf Basis der Größe und Anforderungen an das Projekt für die Webentwicklung optimal zusammengestellt.

Eventuell fragen Sie sich, wozu es einen Projektmanager auf Agenturseite gibt, wenn Sie doch eigentlich nur ein Content-Management-System, einen Online-Shop oder ein Onlineportal entwickeln lassen möchten. Dazu müssen Sie wissen, dass gerade bei technischen Details viel missverstanden werden kann (Sender-Empfänger-Prinzip). Da braucht es manchmal einen „Übersetzer“, der die Kundenwünsche in einem Konzept so definiert, damit ein Entwickler dies optimal und effizient umsetzen kann.

Beispiel:

• Kunde: „Mein Online-Shop soll für Suchmaschinen optimiert sein.“
• Entwickler: „Okay, es gibt etliche SEO-Faktoren. Welche Onsite-Faktoren sollen wie berücksichtigt werden?“
• Projektmanager: „Ich arbeite ein Onsite-SEO-Konzept aus und stimme das mit dem Kunden und unseren Entwicklern ab.“

Phasen im Projektmanagement

• Projektdefinition: Im Lastenheft legen Sie fest, was Ihr Content-Management-System, Ihr Online-Shop, Ihre Online-Community oder Ihre App leisten soll und was Sie damit erreichen wollen.
• Projektplanung: In der Planungsphase wird das Projektteam zusammengestellt, Termine festgelegt, Kosten geplant, etc. In dieser Phase wird die Webagentur auf Basis Ihres Lastenheftes ein Pflichtenheft erstellen, in dem alle technischen Details definiert sind, um das Webprojekt nach Kundenwunsch umzusetzen.
• Projektdurchführung: In dieser Phase werden Layouts abgestimmt und die Webanwendung programmiert.
• Projektkontrolle: Eine Projektkontrolle findet während des gesamten Projektverlaufes statt, um auf Abweichungen von der Planung zu reagieren. Die endgültige Kontrolle liefert die Testphase. Hier wird das System auf Herz und Nieren geprüft und alle Funktionen getestet.
• Projektabschluss: Der Abschluss des Projektes bildet der Launch / Livegang der Webanwendung.

Tools für das Projektmanagement bei Webanwendungen

Zu einem strukturierten Projektmanagement gehören Tools, die Ihnen bei der Planung und Umsetzung helfen.

Webagenturen arbeiten hierbei mit einem so genannten Ticket-System bzw. Issue-Tracking-System. Bei der Weiterentwicklung von Onlinemarketing-Praxis arbeiten wir mit Mantis. Aber es gibt auch viele andere Ticket-Systeme.

Bekannte Ticket-Systeme sind

• Bugzilla - Freeware

• Jira - kostenpflichtig
• MantisBT - Freeware
• OpenProject - Freeware

• Redmine - Freeware

• ScrumDo - kostenpfichtig
• trello - Freeware
• trac - Freeware
• VersionOne - kostenfreie Basisversion

Die Funktionen der Tools sind sehr ähnlich: Das gesamte Projekt wird in einzelne Tickets unterteilt. Diese werden Person zugeordnet und priorisiert. Mittels Kommentarfunktionen werden Informationen ausgetauscht und Details festgelegt. Jedem Ticket können Anlagen angehängt werden. Über Status werden die einzelnen Tickets organisiert. Status können dann zum Beispiel „Zur Abnahme“, „Rückmeldung“ oder „Freigegeben“ sein. So helfen Ticket-Systeme, den Informationsfluss zu steuern und zu dokumentieren.

Bürokratie im Projektmanagement

Dieser Artikel liest sich eventuell etwas bürokratisch und ehrlich gesagt, Projektmanagement bei Webanwendungen ist bürokratisch. Und aus meiner Erfahrung sind der strukturierte Ablauf und die Dokumentation aller Informationen und Entscheidungen beim Projektmanagement ganz wichtig und erfolgsentscheidend. Zu viele Informationen gehen verloren, wenn Verabredungen und Entscheidungen im persönlichen Gespräch vorgenommen werden. Oder Teilanforderungen in E-Mails zwischen Kunden und Agentur hin und hergehen. Da wird eine E-Mail nicht richtig gelesen oder geht im Alltagsstress unter. Hinterher ist der Ärger groß und keiner will schuld gewesen sein. Das sorgt auf beiden Seiten für schlechte Stimmung und kann zum Eklat führen.

Aber natürlich müssen Sie nicht jedes Webprojekt wie in dem Artikel beschrieben durchführen. Kleine Projekte mit wenig individuellen Anforderungen müssen nicht über ein koordiniertes Projektmanagement mit Ticket-System & Co. abgewickelt werden. Halten Sie dann aber alle Anforderungen und Verabredungen schriftlich fest.

Tipps vom Experten zu einem professionellen Agenturpitch

Martin Stoll ist Geschäftsführer der mindworks GmbH, einer Spezialagentur für professionelle PHP-Softwareentwicklung in Hamburg. Die technische Entwicklung von Onlinemarketing-Praxis wird durch die mindworks GmbH durchgeführt. Als Geschäftsführer einer Webagentur kann er Ihnen noch einige Tipps zum Projektmanagement von Webprojekten geben.

Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren beim Projektmanagement von Webprojekten?

Martin Stoll: Ich bin davon überzeugt, dass der mit Abstand wichtigste Faktor die Kommunikation ist: Sehr oft geraten Projekte in Schieflage weil die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Umsetzungsteam in irgendeiner Weise gestört ist. Die Kommunikationsaufgaben des Projektmanagers bestehen unter anderem darin, die Anforderungen des Kunden zu verstehen, für das Team aufzubereiten und den Kunden jederzeit detailliert über den Entwicklungsstand auf dem Laufenden zu halten. Als nächstes kommt meiner Meinung nach Strukturierung: Der Projektmanager sollte jederzeit die Informationen vom Kunden, aber auch die Informationen aus dem Projektteam strukturieren können, um eine einheitliche Datenbasis für alle Projektbeteiligten zu pflegen. Agile Methoden wie Scrum helfen auf beiden Feldern: Sie bieten eine Struktur für den Projektablauf und definieren Kommunikationskanäle zwischen den Projektbeteiligten. Die konsequente Anwendung der Methode muss aber vom gesamten Team getragen werden.

Wann lohnt sich aus Ihrer Sicht der Einsatz von Ticketsystemen und wann nicht?

Martin Stoll: Ich bin großer Verfechter von Ticketsystemen und verfolge stets die Vision, in Projekten vollständig auf E-Mail zu verzichten. Dies bleibt natürlich immer eine Vision, aber es hilft, sich zu disziplinieren. Ich empfehle, bei jedem Projekt auf ein Ticketsystem zurückzugreifen. Bei sehr kleinen Projekten ist die Voraussetzung hierfür natürlich, dass bereits ein Ticketsystem vorhanden ist. Es kann aber auch auf Systeme zurückgegriffen werden, die als SaaS ad hoc verfügbar sind: Für sehr kleine Projekte genügt im Zweifel das kostenlose trello, für größere Projekte sollte man sich Jira, ScrumDo oder VersionOne anschauen, die auch bereits mächtige Werkzeuge für die Organisation agiler Projekte mitbringen.

Wie sollten Webagenturen reagieren, wenn durch neue oder geänderte Anforderungen die Aufwände und Kosten aus dem Ruder laufen?

Martin Stoll: Wir halten es so: Beeinflusst eine Änderungen der Anforderungen die bereits umgesetzten Teil des Produkts nicht und ergeben sich durch die Änderung auch sonst keine Mehraufwände, kann die Umsetzung aufwands- und damit kostenneutral durchgeführt werden. Ergeben sich durch die Änderung Mehraufwände, kann der Kunde entscheiden, ob er bei anderen, noch nicht umgesetzten Teilen kürzt oder ob er das Budget entsprechend erhöht. Wir informieren den Kunden unmittelbar über die Auswirkungen seiner Anforderungsänderungen und fordern eine entsprechende Entscheidung von ihm. Agile Methoden gehen jederzeit von solchen Änderungen aus und bieten eigene Prozesse, um souverän mit diesen umgehen zu können.

Und wie sollten Kunden reagieren, wenn die Aufwandsschätzungen der Agentur nicht zutreffen und Aufwände und Kosten erheblich höher ausfallen?

Martin Stoll: Der Kunde sollte den Dienstleister auffordern, die Ursachen für die Fehleinschätzung, bzw. die Aufwandsexplosion genau zu benennen. So individuell, wie die Ursachen sein können, müssen auch die möglichen Lösungen ausfallen. Grundsätzlich kann der Kunde bei Festpreisangeboten davon ausgehen, dass er die vereinbarte Leistung zum vereinbarten Preis erhält. Dennoch kann er sich bei offenbar unrealistischen Angeboten nicht allein darauf berufen. Ist der Preis erheblich niedriger als der von Wettbewerbern oder vergleichbaren Projekten, muss der Auftraggeber davon ausgehen, dass der Dienstleister die Aufgabe nicht richtig verstanden hat. Hier hat auch der Auftraggeber als ordentlicher Kaufmann Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Agile Methoden sorgen in diesem Zusammenhang zumindest dafür, dass im Projekt keine unbeleuchteten Ecken entstehen können, in denen unbemerkt Aufwände entstehen, die in keinem Verhältnis zum jeweiligen Business-Value stehen.

Fazit

Das Projektmanagement hilft Ihnen und der Webagentur bei einem strukturierten Ablauf Ihres Webprojektes. Je größer ein Projekt ist und je individueller Ihre Anforderungen sind, desto wichtiger sind dann auch Projektmanager auf Agenturseite und Tools wie Ticketsysteme. Zusätzlich sind alle Informationen und Entscheidungen an einem Ort dokumentiert.

Über Markus Mattscheck

Betreiber und Chefredakteur von Onlinemarketing-Praxis

Markus Mattscheck ist in seinen Tätigkeitsfeldern bereits seit 1995 fest mit dem Internet verdrahtet und verfügt über eine umfassende Marketing-Expertise. Sein Kommunikations- und PR-Background verbindet er mit seinem hohen Grad an technischem Know-how und entwickelt daraus ganzheitliche Onlinemarketing-Strategien. Dieses Wissen teilt er als Autor und schreibt praxisnah und verständlich über Fachthemen aus vielen Bereichen des Onlinemarketings.