Tipps zum E-Mail-Autoresponder-Text und -Inhalt

Ein Autoresponder ist eine automatische Antwort-E-Mail. Sie soll dem Versender einer E-Mail, dem Besteller in einem Online-Shop oder dem Versender eines Online-Formulars eine sofortige Rückmeldung geben.

Ein Artikel von Markus Mattscheck

Achten Sie auf den Inhalt, denn diese nett gemeinten Antworten können den Empfänger aber auch verärgern. Folgende Beispiele verdeutlichen dies:

• Text im Autoresponder: “Wir werden uns bei Ihnen melden.“
  Da fragt sich der Empfänger direkt, wann dies geschehen wird.
   
• Text im Autoresponder: “Vielen Dank für Ihre Anfrage.“
  Welche genaue Funktion hat diese E-Mail?
   

• Weiterführende Informationen: Muster-Vorlage für den Autoresponder-Text in Deutsch und Englisch.

  Text im Autoresponder: „Ich bin gerade nicht im Büro.“
  Den Empfänger interessiert eher, wann er mit einer Rückmeldung zu seiner E-Mail rechnen kann bzw. ob es eine Vertretung gibt.
   
• Text im Autoresponder: „Ihre Bestellung ist bei uns eingegangen und wird in den nächsten drei Werktagen bearbeitet. Falls Sie Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.“
  Wenn Sie keine Kontaktinformationen in der E-Mail angegeben haben, muss der Empfänger seine Frage in einer E-Mail formulieren. Möglicherweise möchte er aber auch lieber telefonisch mit Ihnen in Kontakt treten.
   
• Text im Autoresponder: „Herr Mustermann ist nicht mehr für uns tätig.“
  An wen soll sich der Versender der E-Mail jetzt wenden?

Tipps zum Autoresponder-Text – auf folgende Inhalt sollten Sie achten:

1. Vollständige Kontaktinformationen, wenn möglich mit persönlichem Ansprechpartner.
    
2. Nutzen Sie die Betreffzeile, um Bezug zur E-Mail / Bestellung / Anfrage zu nehmen.
    
3. Bei Bestellungen oder Anfragen teilen Sie dem Empfänger einen Status inklusive zeitlicher Angabe mit.
    
4. Bei Abwesenheitsnotizen teilen Sie dem Empfänger mit, wann Sie wieder erreichbar sind, wie er Sie eventuell mobil erreichen kann oder wer Sie vertritt. Wenn Sie eine Vertretung haben, teilen Sie dem Empfänger die Kontaktinformationen der Vertretung mit, ob seine E-Mail von der Vertretung bearbeitet wird oder ob er sein Anliegen noch einmal an die Vertretung senden soll. Hier finden Sie eine Muster-Vorlage für den Autoresponder-Text in Deutsch und Englisch.
    
5. Viele Websites haben Formulare, auf denen ein Nutzer eine Anfrage an ein Unternehmen senden kann. Eine Autoresponder-E-Mail ist dann ein guter Service. So ist der Versender informiert, dass seine Anfrage angekommen ist. Und ein noch besserer Service liefert die Autoresponder-E-Mail, wenn diese auch den Text enthält, den der Interessent in das Formular eingegeben hat. So hat er seine Anfrage dann auch gleich in seinem eigenen E-Mail-Postfach.

Wenn Sie es erreichen, dass beim Empfänger keine Fragen offen bleiben können, haben Sie einen optimalen Autoresponder. Er verärgert keinen Interessenten sondern unterstreicht vielmehr den Service Ihres Unternehmens.