Warenwirtschaft bei Online-Shops

Kunden haben immer höhere Ansprüche an Online-Shops: Sie wollen bequem vom Sofa aus das gewünschte Produkt beim Händler ihres Vertrauens bestellen und bestenfalls gleich gestern die Lieferung erhalten. Unternehmen wie Amazon machen es schließlich vor: Im direkten Anschluss an den Bestellvorgang erhalten die Konsumenten zunächst eine Bestellbestätigung und innerhalb weniger Tage wird die ersehnte Ware entgegen genommen. Bei sogenannten Prime-Kunden verläuft der Versand sogar noch schneller. Damit man sich gegen die bestehende Konkurrenz behaupten kann, ist eine reibungslose Auftragsbearbeitung für Online-Shops essentiell. Denn nur so können sie ihre Kunden langfristig zufriedenstellen. Ist dies nicht der Fall, „hagelt“ es schlechte Kundenbewertungen, die im schlimmsten Fall das Aus für einen Versandhändler bedeuten können. Um die Verfahren der Kaufabwicklung, Verpackung sowie Versendung effektiver zu machen, gibt es Warenwirtschaftssysteme, die Händlern dabei helfen, stets den Überblick zu behalten und gleichzeitig schnell auf Anfragen zu reagieren. Wir geben Ihnen in diesem Artikel einen Rundumschlag zu dieser Thematik.

 

Ein Fachartikel von Markus Mattscheck

 

 

Übersicht der Inhalte

• Was sind Warenwirtschaftssysteme?
  • Die Unterschiede zwischen WaWi und ERP
  • Ab wann lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem für Online-Shops?
• Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems
  • Warenbeschaffung bzw. der Einkauf
  • Verkauf
  • Lagerwirtschaft
  • Buchhaltung
  • CMR (Customer Relationship Management)
  • SMR (Supplier Relationship Managament)
  • Kassensysteme und Filialmanagement
• Arten von Warenwirtschaftssystemen
  • Offene, geschlossene und integrierte Systeme
  • Individual-, Branchen- und kaufmännische Standardsoftware
  • Open Source- und Lizenz-Systeme
  • Cloudlösungen sind die Zukunft
• Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
• Verschiedene Warenwirtschaftssysteme im Vergleich
  • Lexware warenwirtschaft pro
  • JTL Wawi
  • Plentymarkets

Was sind Warenwirtschaftssysteme?

Im Rahmen der Warenwirtschaft wird der Warenbestand nicht nur erfasst, sondern ebenfalls in Echtzeit verarbeitet. Ein Warenwirtschaftssystem hilft Händlern dabei, die Warenströme innerhalb der Geschäftsprozesse automatisch digital abzubilden. Mit diesem Verfahren können Shop-Betreiber einerseits ihre Warenbestände erfassen und verwalten, andererseits den Warenfluss steuern. Das bedeutet, dass Händler durch ein solches Programm stets den Überblick über alle Vorgänge - ihren Lagerbestand betreffend - behalten. Im Konkreten heißt das:

1. Lieferschwierigkeiten können vermieden werden
2. Der aktuelle Stand des Lagers wird in Echtzeit angezeigt
3. Niedrige Stückzahlen sowie sogenannte Ladenhüter sind schnell erkennbar

Alle Wareneingänge und –ausgänge werden durch eine WaWi-Lösung zentral verwaltet. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn ein Händler seine Waren zusätzlich zum eigenen Shop über mehrere Vertriebskanäle (wie Amazon, eBay, DaWanda) verkauft.

Die Unterschiede zwischen WaWi und ERP

Per Definition unterscheiden sich Warenwirtschaft und ERP (Enterprise Resource Planning) dahingehend, dass sich letzteres nicht nur auf die Lagerhaltung beschränkt, sondern stattdessen alle Ressourcen (dazu gehören unter anderem auch Personal, Lieferanten sowie Kunden) und stattfindende Geschäftsprozesse in sein Verfahren einbezieht. Mittlerweile ist es jedoch so, dass beide Systeme nicht mehr so klar voneinander trennbar sind. Das liegt daran, dass viele der sich aktuell auf dem Markt befindenden Warenwirtschaftssysteme über vorhandene Unternehmensgrenzen hinaus agieren. Bei einem guten Programm hat sich demnach der Funktionsumfang auf den eines ERP erhöht, wodurch neben der Warenwirtschaft auch die Produktion, die Buchhaltung, das Controlling, das Marketing sowie die Personalwirtschaft integriert sind.

Ab wann lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem für Online-Shops?

Prinzipiell handelt es sich bei der Anschaffung einer solchen Software für jeden Online-Shop um eine sich lohnende Investition – spätestens jedoch dann, wenn der Verkauf an Komplexität zunimmt und man sein Angebot nicht nur über den internen Shop, sondern ebenfalls über Drittanbieter wie Amazon oder eBay zur Verfügung stellt. Sobald sich ein Händler auf dem Markt etabliert hat und die Kundenzahlen steigen, ist es wichtig, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

 

Warenwirtschaftssysteme gewährleisten schließlich eine zentrale Verwaltung aller Vorgänge des Online-Geschäfts. Diese werden besonders von Neugründern am Anfang oftmals unterschätzt. Das Betreiben eines Online-Shops ist schließlich mehr als Produkte im Internet anzubieten und sie bis dahin in Regalen zu verstauen. Je mehr Aufträge eingehen, umso schneller wird sich der Bestand vergrößern, wodurch wiederum das Risiko, den Überblick zu verlieren, ebenfalls steigt. Daher ist der Erwerb einer Programmsoftware nicht nur für große Unternehmen entscheidend, um Fehler in der Kalkulation oder Lieferschwierigkeiten zu verhindern.

 

Ausschlaggebend sind demnach nicht die Größe einer Firma, sondern die Zahl der Bestellungen, des Personals und die Breite des Sortiments. Es spricht nichts dagegen, die meisten Prozesse in der Anfangsphase manuell zu erledigen, indem Lieferscheine und Rechnungen separat erstellt und Wareneingänge und –ausgänge einzeln verzeichnet werden. Dank diverser Vorlagen ist eine adäquate Materialwirtschaft durchaus möglich. Es empfiehlt sich jedoch, langfristig nicht auf eine professionelle Software zu verzichten, da sie mehr Sicherheit sowie eine enorme Zeit- und Geldersparnis versprechen.

Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems

Das Betreiben eines Online-Shops ist sehr komplex. Die Produktfotografien müssen nicht nur ansprechend für die Kunden aufbereitet werden, sie sollten gleichzeitig alle wichtigen Produktmerkmale verdeutlichen. Die Kategorie- und Produkttexte dürfen den interessierten Verbraucher nicht durch übermäßige Länge abschrecken, stattdessen sollten alle Informationen komprimiert zur Verfügung stehen. Gleichzeitig erwartet der Konsument, dass er innerhalb weniger Klicks bei seiner Suche fündig wird und im Idealfall die Ware individuell nach seinen Bedürfnissen konfigurieren kann. Das ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Obwohl Kunden in der Regel sehr schnell ungeduldig werden, können sie über Mängel in diesem Bereich durchaus hinwegsehen, solange der Versand reibungslos funktioniert. Um dies zu gewährleisten, benötigt man eine gut funktionierende Warenwirtschaft.

 

Dank eines Warenwirtschaftssystems wird Betreibern eines Online-Shops ein Großteil der Arbeit in folgenden Bereichen vereinfacht:

Warenbeschaffung bzw. Einkauf

Ein Warenwirtschaftssystem strukturiert den Einkauf, indem es beispielsweise anzeigt, wann sich der Bestand eines bestimmten Produktes dem Ende neigt. Damit es nicht zu Lieferengpässen kommt, kann das Programm auch selbstständig neue Ware bei dem dazugehörigen Lieferanten nachbestellen. Durch vorgefertigte Eingabemasken lassen sich wiederkehrende Bestellungen verzeichnen, was zu einem schnelleren Einkauf führt. Weiterhin können die Adressen, Konditionen sowie wichtige Informationen zu den einzelnen Lieferanten integriert werden.

 

Zum Einkauf zählen folgende Funktionen:

• Disposition
• Lieferantenverwaltung
• Zahlungsverwaltung
• Rechnungskontrolle
• Auftragswesen

Verkauf

Ebenso strukturiert erfolgt der Warenausgang. Kundendaten werden automatisch in die Versandhandelssoftware integriert, mehrere Bestellungen desselben Produktes effizient miteinander kombiniert und potenzielle Rabattaktionen verzeichnet. Gleichzeitig erfolgt stetig eine digitale Aufzeichnung (beispielsweise durch Scanner) über alle Warenausgänge, sodass der Lagerbestand permanent im Echtzeitmodus angezeigt wird.

 

Der Bereich Verkauf umfasst folgende Bestandteile:

• Verwaltung der Bestelldaten
• Verwaltung der Kundendaten
• Kommissionierung
• Versand
• Verwaltung von Rechnungen
• Verwaltung von Zahlungen

Lagerwirtschaft

Dank eines gut funktionierenden Warenwirtschaftssystems können Shop-Betreiber den Platz in ihrem Lager optimal ausnutzen und verwalten, da die Software dabei hilft, Produkte richtig auszuzeichnen. Weiterhin wird mit dem Programm eine Bestandsliste generiert, welche als Schnittstelle zwischen dem System und dem Lager fungiert. Nach jeder Änderung wird der Online-Shop automatisch aktualisiert. Sofern eine Ware aktuell nicht verfügbar ist, wird dies dem Konsumenten direkt angezeigt. Dadurch werden lange Wartezeiten und unzufriedene Kunden verhindert.

 

Zum Bereich Lagerhaltung gehören folgende Funktionen:

• Wareneingänge und –ausgänge
• Kommissionierung
• Bestandsführung
• Inventurdifferenz
• Verschrottung
• Rücksendungen

Buchhaltung

Ein Warenwirtschaftssystem hilft dem Nutzer außerdem bei der Buchhaltung. Das ist insofern wichtig, weil bei einem Kauf in einem Online-Shop stets eine Rechnung ausgestellt wird. Weiterhin werden alle Zahlungsmethoden detailliert aufgezeichnet, der Verkauf koordiniert und Retouren eingetragen. Die Buchhaltungsfunktion im Warenwirtschaftssystem ermöglicht es Shop-Betreibern, folgende Bereiche effizienter zu gestalten:

• Zahlungseingänge verzeichnen
• Rechnungen & Mahnungen erstellen
• Erstellung von Jahresabschlüssen
• Bestellwesen
• Auftragsbearbeitung
• Projektverwaltung
• Buchhaltung

CMR (Customer Relationship Management)

Das Kundenbeziehungsmanagement ist Teil des Warenabsatzes. Die Warenwirtschaftssoftware sammelt alle in den Kundendaten enthaltenen Informationen. Dadurch ist es möglich, den Umsatz jedes einzelnen Bestellers darzustellen und spezielle, auf die Wünsche zugeschriebene Werbeaktionen durchzuführen. Wenn ein Kunde zum Beispiel in einem Shop größtenteils Pflegeprodukte kauft, ist ein Gutschein sicherlich ein großer Anreiz, erneut zu bestellen. Somit kann man ohne zusätzliche Kosten das Marketing unterstützen.

SRM (Supplier Relationship Management)

Neben der Kundenzufriedenheit nimmt das Lieferantenmanagement ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Mit dieser Funktion wollen Unternehmen ihre Lieferanten enger an sich binden, wodurch sie sich bessere Preise erhoffen. Im SRM finden alle Daten bezüglich der Liefermenge, der Konditionen sowie der Qualität ihren Platz.

Kassensysteme und Filialmanagement

Diese Funktion ist nur für Unternehmen interessant, die neben dem Online-Shop im stationären Handel tätig sind. Dank des Kassensystems und des Filialmanagements können folgende Posten problemlos in das Warenwirtschaftssystem eingespeist werden:

• Stornierungen
• Wechselgeld, Einnahmen & Ausgaben
• Verwaltung der Artikel und deren Preise
• Erstellung von Kassenbelegen

Arten von Warenwirtschaftssystemen

Nicht jedes Warenwirtschaftssystem ist für jedes Unternehmen geeignet. Tatsächlich kommt es ganz auf die Unternehmensstruktur an: Es gibt Hersteller, die sich auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert haben, während andere den Fokus direkt auf Online-Shops richten. Man sollte daher bei der Auswahl immer darauf achten, welche Bestandteile für die eigenen Bedürfnisse am Wichtigsten sind. Entscheidend können unter anderem sein:

• Die Art der Branche
• Die Anzahl der Benutzer
• Der gewünschte Geschäftsbereich
• Der präferierte Funktionsumfang
• Das vorhandene Budget

Es ist ratsam, im Vorfeld eine kostenlose Testversion auszuprobieren, um sich mit den verschiedenen Einstellungen vertraut zu machen, bevor man eine Kaufentscheidung trifft.

Offene, geschlossene und integrierte Systeme

Ein Warenwirtschaftsprogramm gibt es in verschiedenen Ausführungen: als offenes, geschlossenes und als integriertes System.

Individual-, Branchen- oder kaufmännische Standardsoftware

Weiterhin haben Unternehmen die Wahl zwischen einer Individual-, Branchen- sowie kaufmännischer Standardsoftware.

 

Open Source- und Lizenz-Systeme?

Open Source-Programme haben den Vorteil, dass sie in der Regel kostenlos im Internet verfügbar sind. Sie beinhalten meistens die klassischen Standardfunktionen und sind ideal für Neugründer oder kleine Unternehmen, die sich erst noch auf dem Markt etablieren wollen und nur ein geringes Budget zur Verfügung haben. Allerdings glänzen sie nicht immer mit einer leichten Bedienbarkeit und sind gerade für IT-Laien oftmals mit einigen Hürden verbunden. Bei lizenzfreien Programmen ist ein zuverlässiger Kundenservice meist Mangelware, sodass man sich bei auftretenden Problemen selbstständig eine Lösung erarbeiten muss. Ein komplexeres Lizenz-System ist dann eine sich lohnende Investition, zumal diese Versionen einen größeren Funktionsumfang besitzen. Hersteller kostenpflichtiger Warenwirtschaftssysteme stellen außerdem Ansprechpartner bereit, die Shop-Betreiber durch alle Individualitäten führen. Ein weiterer Pluspunkt ist die Tatsache, dass regelmäßige Updates durchgeführt werden. Das ist besonders bei den buchhalterischen Funktionen ein absolutes Muss, da sich jedes Jahr die Gesetzgebung und somit die Anforderungen ändern können.

Cloudlösungen sind die Zukunft

Was selbstverständlich nicht bedeuten soll, dass eine lokale Installation nicht sinnvoll wäre. In der Regel können sich Unternehmen entweder zwischen beiden Varianten entscheiden oder eine lokale Software mit zusätzlicher Cloudlösung erwerben. Die Vorteile einer Online-Version liegen im Zeitalter der Digitalisierung klar auf der Hand: Mitarbeiter müssen nicht immer vor Ort sein, um auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen zu können. Stattdessen ist dies mobil von überall auf der Welt möglich.

 

Cloud-Services werden meist in drei verschiedenen Varianten angeboten:

1. Als Iaas-System (Infrastructure as a service)
   Anbieter ermöglichen es ihren Kunden, verschiedene Anwendungsmöglichkeiten zu mieten. Dadurch müssen Unternehmen keine eigene Infrastruktur für das Programm aufbauen. Meistens handelt es sich bei diesen Angeboten um Speicherkapazitäten oder zusätzliche Rechenleistungen.
    
2. Als Paas-System (Platform as a service)
   Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, die ohne zusätzliche Hard- oder Software nutzbar ist. Dieses System ermöglicht eine skalierbare Infrastruktur (IaaS). Der Kunde erhält vollständigen Zugriff auf das Angebot (meistens Tools).
    
3. Als SaaS-System (Software as a service)
   Die Nutzung der erworbenen Dienstleistung ist ohne vorherige Software-Installation möglich. Die Kunden müssen demnach keinen Datenträger zur Installation mehr nutzen oder ein Programm im Internet herunterladen. Meistens werden diese Varianten als Abo mit einem monatlichen Festpreis angeboten.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen es Unternehmen, alle Funktionen an einer zentralen Stelle zu verwalten. Es ist nicht mehr notwendig, für einzelne Aufgaben separate Programme zu erwerben. Stattdessen lassen sich mehrere Marktplätze problemlos miteinander verknüpfen, die Buchhaltung mit wenig Aufwand erledigen, Rechnungen bequem mit den integrierten Eingabemasken erstellen, das Kundenmanagement adäquat verwalten und den Lagerbestand stets im Blick behalten – mit nur einem einzigen Programm.

 

Gleichzeitig bedeutet dies, dass die Kunden langfristig gesehen zufriedener mit dem Service sind, denn dank des WaWi-Systems werden Lieferengpässe rechtzeitig angekündigt, Ware zügig nachbestellt und der Versand schnellstmöglich vorbereitet. Somit erhalten die Konsumenten in kürzester Zeit ihre bestellte Ware. Nur wer seine Auftragslage immer im Auge behält, wird langfristig seine Gewinnmargen erhöhen. Mit einem professionellen Warenwirtschaftssystem werden Bestellprozesse optimiert, was sich über kurz oder lang im Finanzbereich positiv wiederspiegelt.

 

Die Vorteile im Überblick:

• Schnelle Bearbeitung eingehender Bestellungen
• Effiziente Lagerverwaltung
• Pflege der Bestandsliste sowie der Datenbank
• Schnelles Erstellen von Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen
• Verschlankung der Prozesse
• Ladenhüter und niedrige Lieferbestände werden schnell erkannt
• Analyse der Kundendaten
• Minimierter Verwaltungsaufwand durch die zentrale Verwaltung
• Aktualisierung der Bestandsliste

Verschiedene Warenwirtschaftssysteme im Vergleich

Wie bereits erwähnt, gibt es keine perfekte Software für jedes Unternehmen. Stattdessen muss man verschiedene Faktoren wie den Funktionsumfang, den Preis oder die Kompatibilität berücksichtigen. Dieser Marktüberblick soll Shop-Betreibern einen ersten Eindruck über das große Angebot in diesem Bereich verschaffen.

 

Lexware warenwirtschaft pro

Neben den herkömmlichen Bestandteilen einer Software für die Warenwirtschaft, wie die Materialwirtschaft, bietet Lexware mit seinem Programm Zusatzfeatures an, die Shop-Betreibern die Arbeit erleichtern sollen. Dazu zählen unter anderem folgende Punkte:

• Auftragsstatus jederzeit abrufbar
• Eingabemasken sowie Vordrucke vorhanden -> korrekte Rechnungen
• Integriertes, automatisiertes Mahnwesen
• Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen
• Detaillierte Analyse des Kundenstammes sowie dessen Kaufverhaltens

Neben dem Programm „Lexware warenwirtschaft pro“ gibt es noch die Erweiterung „Lexware warenwirtschaft premium“, welches weitere zusätzliche Optionen für den Nutzer bereithält. Dieses WaWi-System für die Materialwirtschaft eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen.

JTL Wawi

Bei JTL Wawi handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, welches speziell für Online-Shops entwickelt wurde und daher für die digitale Erfassung aller Abläufe konzipiert wurde. Bestechend ist selbstverständlich das Preis-Leistungs-Angebot, da das Programm kostenlos als Download zur Verfügung gestellt wird. Der Funktionsumfang umfasst neben diverser Verwaltungsbereiche und Textvorlagen ebenfalls folgende Rubriken:

• Sortimentspflege wie Variationskombinationen
• Online-Shop-Anbindungen wie eine direkte Verbindung zum JTL-Shop
• eBay- & Amazon-Schnittstellen
• Bestellwesen
• Versandabwicklung
• Buchhaltung
• Synchronisierung aller Verkaufskanäle in Echtzeit
• Kassensystem

Die Software ist im Bereich des Steuersystems flexibel anpassbar, wodurch auch internationale Verkäufe problemlos möglich sind.

plentymarkets

Das Warenwirtschaftssystem von plentymarkets gibt es in drei verschiedenen Ausführungen: Starter, Plus und Pro. Hierfür fallen mindestens eine monatliche Grundgebühr von 39 Euro an, sowie paketabhängige Transaktionsgebühren.

• Onmi-Channel: bis zu 30 Shops in einem System möglich, höhere Reichweite durch Multi-Channel, Komplettsystem mit Online-Shop und stationärem Handel
• Vollautomatisierte Auftragsabwicklung
• Flexible Technologie durch Einbindung eigener Plug-ins

Plentymarkets ist zwar für kleine und mittelständische Online-Shops ausgelegt, sollte jedoch nur von Unternehmen mit einem höheren Budget in der Auswahl berücksichtigt werden.

Fazit

Warenwirtschaftssysteme sind wichtige und hilfreiche Tools für Verkäufer von Produkten. Anbieter von Online-Shops erhalten durch sie Ordnung in Geschäftsabläufe und Prozesse. Dabei kann ein Großteil davon automatisiert laufen. Das spart viel Aufwand und damit wichtige Zeit. Aber es gibt einiges bei der Auswahl und Implementierung von Warenwirtschaftssystemen zu beachten. Hier muss sich jeder Shop-Betreiber im Vorwege viele Gedanken zur Auswahl eines passenden Systems machen.